Kurzantwort: Ein Gefahrstoffverzeichnis entsteht nicht durch das bloße Sammeln von Sicherheitsdatenblättern. Nach § 6 Absatz 12 Gefahrstoffverordnung müssen mindestens die Bezeichnung des Gefahrstoffs, seine Einstufung oder gefährlichen Eigenschaften, die verwendeten Mengenbereiche, die betroffenen Arbeitsbereiche und ein Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt dokumentiert werden. Praktisch kommen Verantwortlichkeit, Status und Prüfdatum hinzu, damit das Verzeichnis dauerhaft nutzbar bleibt.
Welche Angaben sind im Gefahrstoffverzeichnis Pflicht?
Die Mindestanforderungen stehen in § 6 Absatz 12 GefStoffV. Das Verzeichnis muss mindestens fünf Angaben enthalten:
| Pflichtangabe | Praktische Umsetzung | Typische Fehlerquelle |
|---|---|---|
| Bezeichnung des Gefahrstoffs | Handelsname eindeutig erfassen, bei Bedarf ergänzt um Hersteller und interne Artikelnummer | Ähnliche Produkte werden verwechselt oder doppelt angelegt |
| Einstufung oder gefährliche Eigenschaften | Aktuelle Einstufung aus dem zugehörigen Sicherheitsdatenblatt übernehmen | Angaben stammen aus einer alten SDB-Version |
| Verwendete Mengenbereiche | Praxistaugliche Klassen verwenden, zum Beispiel unter 1 Liter, 1–10 Liter oder über 10 Liter | Lagermenge und tatsächlich verwendete Menge werden vermischt |
| Arbeitsbereiche mit möglicher Exposition | Konkrete Bereiche oder Tätigkeiten nennen, etwa Lackierung, Instandhaltung oder Teilereinigung | Es wird nur der Lagerort dokumentiert |
| Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt | Direkten Link, Dokumenten-ID oder eindeutig bezeichneten Ablageort hinterlegen | Das PDF existiert, ist dem Eintrag aber nicht eindeutig zugeordnet |
Die Pflicht zum Verzeichnis gilt nach der Verordnung nicht, wenn ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung im Sinne von § 6 Absatz 13 ausgeübt werden. Diese Ausnahme sollte nicht pauschal angenommen werden, sondern muss sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben. Außerdem müssen die Angaben zu Bezeichnung, Einstufung beziehungsweise Eigenschaften, Arbeitsbereichen und Sicherheitsdatenblättern den betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein.
Das Gefahrstoffverzeichnis ersetzt weder die Gefährdungsbeurteilung noch die Betriebsanweisung. Es liefert die strukturierte Stoff- und Dokumentenbasis, auf der diese betrieblichen Aufgaben aufbauen.
Vorlage: Eine sinnvolle Tabellenstruktur
Für einen kleinen Bestand kann eine Tabellenkalkulation genügen. Wichtig ist die Trennung zwischen gesetzlichen Mindestangaben und zusätzlichen Feldern, die den Pflegeprozess unterstützen.
| Spalte | Status | Beispiel |
|---|---|---|
| Produkt-/Gefahrstoffbezeichnung | Pflichtangabe | Reiniger ABC |
| Einstufung/gefährliche Eigenschaften | Pflichtangabe | entzündbare Flüssigkeit, reizend |
| Mengenbereich | Pflichtangabe | 1–10 Liter |
| Arbeitsbereich | Pflichtangabe | Instandhaltung |
| SDB-Verweis | Pflichtangabe | Link oder Dokumenten-ID |
| Hersteller/Lieferant | Empfohlen | Beispiel GmbH |
| SDB-Datum oder -Version | Empfohlen | 15.02.2026 |
| Verwendungszweck/Tätigkeit | Empfohlen | Entfetten von Bauteilen |
| Status | Empfohlen | aktiv, ersetzt oder archiviert |
| Verantwortliche Person | Empfohlen | Bereichsverantwortung |
| Letzte Prüfung | Empfohlen | 10.09.2026 |
Zusätzliche Angaben wie H-Sätze, Signalwort, Piktogramme oder interne Materialnummern können die tägliche Arbeit erleichtern. Sie sollten aber nur aufgenommen werden, wenn festgelegt ist, aus welcher Quelle sie stammen und wer sie bei Änderungen aktualisiert. Eine überladene Tabelle mit vielen ungepflegten Feldern ist schlechter als ein schlankes, verlässliches Verzeichnis.
Gefahrstoffverzeichnis in 7 Schritten erstellen
1. Tatsächlichen Bestand aufnehmen
Beginnen Sie nicht ausschließlich mit dem Einkaufssystem. Prüfen Sie die realen Einsatzorte: Produktion, Lager, Instandhaltung, Reinigung, Labor, Musterbau, Versand und Nebenräume. Gerade Sprays, Klebstoffe, Reiniger und mitgebrachte Produkte tauchen in der zentralen Beschaffung nicht immer vollständig auf.
Das erste Ergebnis ist eine Rohfassung. In dieser Phase geht es um Vollständigkeit, noch nicht um eine perfekte Datenstruktur.
2. Produkte eindeutig zuordnen und Dubletten bereinigen
Gleiche Handelsnamen können von unterschiedlichen Lieferanten stammen; ähnliche Produkte können mehrfach erfasst sein. Ergänzen Sie deshalb Hersteller, Lieferant oder interne Artikelnummer, wenn der Produktname allein nicht eindeutig ist.
Markieren Sie außerdem Altprodukte und unbekannte Gebinde. Sie einfach zu löschen ist ungünstig, weil dadurch die Nachvollziehbarkeit verloren geht. Besser ist ein klarer Status wie „in Klärung“, „ersetzt“ oder „nicht mehr verwendet“.
3. Das passende aktuelle Sicherheitsdatenblatt zuordnen
Jeder aktive Eintrag braucht einen eindeutigen Verweis auf das zugehörige Sicherheitsdatenblatt. Prüfen Sie Produktidentität, Lieferant sowie Datum beziehungsweise Version. Ein beliebiges PDF mit ähnlichem Produktnamen reicht nicht.
Fehlt ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt, sollte der Datensatz nicht stillschweigend als vollständig gelten. Kennzeichnen Sie die Lücke und legen Sie fest, wer das Dokument beim Lieferanten anfordert.
4. Die fünf Pflichtangaben übertragen
Übernehmen Sie Bezeichnung, Einstufung oder gefährliche Eigenschaften, Mengenbereich, relevante Arbeitsbereiche und den SDB-Verweis. Die Einstufung muss zum hinterlegten Sicherheitsdatenblatt passen. Mengenbereiche sollten unternehmensweit einheitlich definiert sein.
Bei der Arbeitsbereichsangabe ist die mögliche Exposition entscheidend. Ein Lagerort kann zusätzlich sinnvoll sein, ersetzt die Bezeichnung des betroffenen Arbeitsbereichs aber nicht automatisch.
5. Tätigkeit und Bereich praktisch beschreiben
Ergänzen Sie, wofür der Stoff verwendet wird. „Halle 2“ ist weniger hilfreich als „Halle 2 – manuelle Teilereinigung“. Die Tätigkeitsbeschreibung erleichtert später die Zuordnung zu Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Unterweisungen.
Wird ein Produkt in mehreren Bereichen verwendet, sollte diese Mehrfachzuordnung sichtbar sein. Eine globale Produktzeile ohne Bereichslogik beantwortet nicht, welche Beschäftigten betroffen sind.
6. Zuständigkeit und Änderungsprozess festlegen
Definieren Sie mindestens:
- Wer legt neue Produkte an?
- Wer prüft Sicherheitsdatenblätter und Einstufungen?
- Wer bestätigt Arbeitsbereich und Verwendung?
- Wie werden ersetzte Produkte archiviert?
- Welche Ereignisse lösen eine erneute Prüfung aus?
Geeignete Auslöser sind beispielsweise Neueinkauf, Lieferantenwechsel, eine neue SDB-Version, geänderte Verwendung oder ein Wechsel des Arbeitsbereichs. Ein fixes Prüfdatum kann ergänzen, ersetzt diese ereignisbezogene Pflege aber nicht.
7. Verzeichnis vor Freigabe prüfen
Prüfen Sie nicht nur, ob Felder gefüllt sind. Kontrollieren Sie stichprobenartig, ob Produkt, SDB, Einstufung und Arbeitsbereich tatsächlich zusammenpassen. Erst danach sollte der Eintrag als vollständig oder freigegeben gelten.
Für die erste Prüfung sind fünf Fragen besonders hilfreich:
- Ist das Produkt im Betrieb tatsächlich aktiv?
- Gehört das hinterlegte SDB genau zu diesem Produkt und Lieferanten?
- Sind die Pflichtangaben vollständig?
- Ist der betroffene Arbeitsbereich konkret genug bezeichnet?
- Ist erkennbar, wann und durch wen zuletzt geprüft wurde?
Die häufigsten Fehler bei der Erstellung
Sicherheitsdatenblätter werden mit dem Verzeichnis verwechselt
Ein Ordner mit PDFs ist noch kein Gefahrstoffverzeichnis. Es fehlen die betriebliche Zuordnung, Mengenbereiche und die strukturierte Verbindung zwischen Produkt, Arbeitsbereich und Dokument.
Optionale Daten verdrängen die Pflichtangaben
Viele Vorlagen enthalten dutzende Spalten, während Mengenbereiche oder Arbeitsbereiche unklar bleiben. Bauen Sie zuerst den gesetzlichen Mindeststandard stabil auf und ergänzen Sie danach nur Felder mit erkennbarem Nutzen.
Der Lagerort wird als Arbeitsbereich behandelt
Wo ein Stoff steht und wo Beschäftigte ihm ausgesetzt sein können, ist nicht zwingend dasselbe. Dokumentieren Sie beides getrennt, wenn das für Ihren Betrieb relevant ist.
Alte Einträge werden gelöscht statt archiviert
Dadurch ist später nicht nachvollziehbar, ob ein Produkt ersetzt, ausgemustert oder nur versehentlich entfernt wurde. Ein Statusfeld und ein Archivdatum erhalten die Historie.
Niemand besitzt den Pflegeprozess
Ohne klare Zuständigkeit wird jedes Verzeichnis irgendwann veraltet. Die Verantwortung sollte nicht abstrakt bei „Arbeitssicherheit“ liegen, sondern als konkreter Ablauf zwischen Einkauf, Fachbereich und fachkundiger Prüfung beschrieben sein.
Excel oder digitales Gefahrstoffverzeichnis?
Excel kann für einen kleinen, stabilen Bestand mit wenigen Verantwortlichen ausreichend sein. Die entscheidende Frage ist nicht das Dateiformat, sondern ob eine eindeutige aktuelle Version existiert, Dokumente sauber verknüpft sind und Änderungen zuverlässig gepflegt werden.
Eine digitale Lösung wird sinnvoll, wenn mehrere Personen arbeiten, Produkte mehreren Bereichen zugeordnet werden, Sicherheitsdatenblätter häufiger wechseln oder Versionsstände schwer nachvollziehbar sind. Dann sollte sie nicht nur eine Tabelle im Browser nachbilden, sondern insbesondere Suche, Dokumentenzuordnung, Versionsvergleich und Bereichslogik vereinfachen.
SDS Engine unterstützt beim strukturierten Aufbau eines digitalen Gefahrstoffverzeichnisses: Sicherheitsdatenblätter werden ausgelesen, zentrale Angaben strukturiert bereitgestellt und Produkte mit Arbeitsbereichen sowie Dokumentständen verknüpft. Die fachliche Prüfung, Gefährdungsbeurteilung und Festlegung betrieblicher Schutzmaßnahmen bleiben weiterhin Aufgabe der verantwortlichen Personen.
Prüfcheck vor dem Einsatz
- Alle aktiven Gefahrstoffe sind erfasst.
- Die fünf Pflichtangaben nach § 6 Absatz 12 GefStoffV sind vorhanden.
- Produkt und Sicherheitsdatenblatt sind eindeutig miteinander verknüpft.
- Datum oder Version des Sicherheitsdatenblatts ist nachvollziehbar.
- Arbeitsbereiche und Tätigkeiten sind konkret bezeichnet.
- Mengenbereiche folgen einer einheitlichen Logik.
- Fehlende Dokumente oder ungeklärte Produkte sind sichtbar markiert.
- Ersetzte Produkte bleiben archiviert und nachvollziehbar.
- Verantwortlichkeit und Prüfauslöser sind festgelegt.
- Die erforderlichen Angaben sind für betroffene Beschäftigte zugänglich.
Fazit
Ein belastbares Gefahrstoffverzeichnis beginnt mit fünf klaren Pflichtangaben und einem realistischen Bestandsrundgang. Entscheidend ist anschließend der Pflegeprozess: eindeutige Produkte, passende Sicherheitsdatenblätter, konkrete Arbeitsbereiche, nachvollziehbare Statusangaben und feste Verantwortlichkeiten.
Für kleine Bestände kann eine sorgfältig gepflegte Tabelle ausreichen. Mit mehreren Bereichen, häufigen Änderungen oder vielen Sicherheitsdatenblättern wird eine strukturierte digitale Lösung sinnvoll. Sie sollte die Verwaltung vereinfachen, ohne die fachliche Bewertung zu ersetzen.
Quelle und fachlicher Hinweis
- Gefahrstoffverordnung, § 6 – Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung, insbesondere Absatz 12 und 13.
Dieser Beitrag dient der praktischen Orientierung und ersetzt keine rechtliche oder fachkundige Beratung sowie keine betriebliche Gefährdungsbeurteilung.
Offizielle Grundlage und Pflege
Maßgeblich ist § 6 GefStoffV. Die Vorschrift nennt auch die Mindestangaben und den Verweis auf die zugehörigen Sicherheitsdatenblätter.
Wenn das Verzeichnis bereits besteht, zeigt diese Anleitung zur laufenden Pflege, wie Aktualität, Verantwortlichkeit und Versionsstände organisiert werden.