Kurzantwort: Nach Artikel 36 REACH müssen Hersteller, Importeure, nachgeschaltete Anwender und Händler die für ihre REACH-Aufgaben erforderlichen Informationen mindestens zehn Jahre nach der letzten Herstellung, Einfuhr, Lieferung oder Verwendung eines Stoffes oder Gemisches bereithalten. Für verwendende Betriebe gehören dazu regelmäßig auch die zugehörigen Sicherheitsdatenblätter. Maßgeblich ist deshalb nicht einfach das Ausstellungsdatum des PDFs.
In der Praxis reicht es nicht, irgendeine aktuelle Datei zehn Jahre lang aufzubewahren. Ein belastbares Archiv muss zeigen können, welches Produkt wann verwendet wurde, welche SDS-Fassung damals galt und wann sie durch einen neuen Stand ersetzt wurde. Gleichzeitig darf eine alte Version nicht versehentlich wieder als aktuelle Arbeitsfassung auftauchen.
Die Zehnjahresfrist beginnt nicht mit dem PDF-Datum
Die zentrale Aufbewahrungsregel steht in Artikel 36 der REACH-Verordnung. Sie bezieht sich auf die Informationen, die ein Akteur zur Erfüllung seiner REACH-Pflichten benötigt. Die Frist läuft mindestens zehn Jahre nach der letzten Herstellung, Einfuhr, Lieferung oder Verwendung des Stoffes oder Gemisches. Für einen nachgeschalteten Anwender ist damit die letzte Verwendung entscheidend – nicht der Tag, an dem das SDS erstellt, heruntergeladen oder ersetzt wurde.
Ein Beispiel: Ein Wartungsreiniger wird 2026 aus dem Sortiment genommen, aber im letzten Gebinde noch bis März 2027 verwendet. Das zugehörige Sicherheitsdatenblatt sollte nicht bereits zehn Jahre nach seinem Überarbeitungsdatum gelöscht werden. Der betriebliche Bezug endet erst mit der letzten Verwendung. Ohne einen dokumentierten Auslaufzeitpunkt lässt sich der Fristbeginn später kaum verlässlich bestimmen.
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung erläutert ausdrücklich, dass nachgeschaltete Anwender die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter mindestens zehn Jahre vorhalten und einer zuständigen Behörde auf Verlangen vorlegen müssen.
Für wen die Aufbewahrungspflicht relevant ist
Artikel 36 REACH nennt Hersteller, Importeure, nachgeschaltete Anwender und Händler. Ein produzierender Betrieb ist häufig nachgeschalteter Anwender, wenn er einen Stoff oder ein Gemisch im Rahmen seiner gewerblichen oder industriellen Tätigkeit verwendet. Die Pflicht betrifft daher nicht nur Chemiehersteller.
Welche Information konkret erforderlich ist, hängt von der Rolle ab. Ein Lieferant muss andere Vorgänge nachvollziehen können als ein Betrieb, der das Produkt ausschließlich verwendet. Für den verwendenden Betrieb sind typischerweise Produktidentität, Lieferant, Zeitraum der Verwendung, empfangene SDS-Versionen und die betriebliche Zuordnung wichtig.
Davon zu unterscheiden ist der Zugang im laufenden Betrieb: Beschäftigte müssen zu den Informationen über Stoffe Zugang haben, die sie verwenden oder denen sie ausgesetzt sein können. Das aktive Dokumentenangebot und das historische Archiv erfüllen also unterschiedliche Zwecke.
Aktuelle Arbeitsfassung und historisches Archiv trennen
Am Arbeitsplatz oder über einen QR-Zugang sollte nur die freigegebene aktuelle Fassung leicht erreichbar sein. Ersetzte Versionen gehören in ein getrenntes Archiv. Wenn aktuelle und alte PDFs gleichberechtigt nebeneinanderliegen, entsteht ein Sicherheitsrisiko: Beschäftigte oder Führungskräfte greifen möglicherweise auf überholte Schutzmaßnahmen zurück.
Die Trennung kann durch Status, Berechtigungen und eindeutige Dateinamen erfolgen. „Aktiv“ bedeutet: Diese Version ist dem aktuell verwendeten Produkt zugeordnet. „Ersetzt“ bedeutet: Die Version bleibt für die Historie erhalten, darf aber nicht mehr als Arbeitsgrundlage angeboten werden. „Archiviert“ kann zusätzlich kennzeichnen, dass auch das Produkt nicht mehr verwendet wird.
Wie Unternehmen neue und alte Fassungen zuverlässig auseinanderhalten, zeigt der Beitrag Versionen von Sicherheitsdatenblättern richtig prüfen.
Welche Informationen zusammen archiviert werden sollten
Ein einzelnes PDF beantwortet später nicht automatisch, wann und wo ein Produkt tatsächlich verwendet wurde. Deshalb sollte die Archivierung mindestens den Dokumentstand mit dem betrieblichen Kontext verbinden.
| Archivinformation | Warum sie benötigt wird | Praxistaugliche Umsetzung |
|---|---|---|
| Produktidentität | Ähnliche Handelsnamen und Rezepturen müssen unterscheidbar bleiben. | Produktname, Hersteller, Produktcode und interne Artikelnummer speichern. |
| SDS-Datei | Der vollständige damalige Informationsstand muss erhalten bleiben. | Unveränderte Originaldatei mit eindeutiger Dokument-ID ablegen. |
| Version und Datum | Die zeitliche Reihenfolge muss nachvollziehbar sein. | Überarbeitungsdatum, Versionsnummer und ersetzte Fassung erfassen. |
| Eingangsquelle | Spätere Rückfragen erfordern den Bezug zum Lieferanten. | Lieferant und optional Eingangsdatum oder Beschaffungsvorgang dokumentieren. |
| Verwendungszeitraum | Er bestimmt für nachgeschaltete Anwender den Bezug zur Zehnjahresfrist. | Erste bekannte und letzte Verwendung beziehungsweise Auslaufdatum pflegen. |
| Arbeitsbereiche | Die betriebliche Betroffenheit muss rekonstruierbar sein. | Bereiche und Tätigkeiten zum damaligen Stand zuordnen. |
| Prüfentscheidung | Das PDF allein zeigt nicht, welche Folgen bewertet wurden. | Prüfdatum, verantwortliche Person und ausgelöste Maßnahmen dokumentieren. |
Nicht jedes Unternehmen braucht dafür ein komplexes Dokumentenmanagementsystem. Entscheidend ist, dass Daten und Dateien dauerhaft zusammenbleiben und eine spätere Recherche nicht von den Erinnerungen einzelner Beschäftigter abhängt.
Aufbewahrungsfrist anhand des betrieblichen Ereignisses bestimmen
Ein pauschales Löschdatum „zehn Jahre nach SDS-Datum“ ist ungeeignet. Der Fristbeginn hängt von der eigenen Rolle und dem letzten relevanten Ereignis ab. Für typische betriebliche Fälle ergibt sich folgende Orientierung:
| Situation | Relevantes Ereignis | Konsequenz |
|---|---|---|
| Produkt wird weiterhin verwendet | Letzte Verwendung liegt noch nicht fest. | SDS und zugehörige Informationen weiter vorhalten. |
| Produkt wurde vollständig ausgemustert | Dokumentiertes Datum der letzten Verwendung. | Frist ab diesem betrieblichen Zeitpunkt berechnen. |
| Neue SDS-Version ersetzt die alte | Versionswechsel, Produkt bleibt aktiv. | Alte Version archivieren; neue Version als Arbeitsfassung bereitstellen. |
| Lieferant wechselt bei ähnlichem Produkt | Ende der Verwendung des bisherigen Produkts. | Altprodukt und altes SDS getrennt vom neuen Produkt weiterführen. |
| Unternehmen stellt Tätigkeit ein | REACH sieht eine Übergabe relevanter Informationen vor. | Zuständige beziehungsweise verantwortliche Stelle und Rechtsnachfolge klären. |
Überlagern andere Vorschriften, vertragliche Anforderungen oder betriebliche Nachweisinteressen diese Mindestdauer, kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll oder erforderlich sein. Das sollte jedoch gezielt bewertet und nicht mit einer vermeintlich universellen SDS-Frist begründet werden.
Digitale Archivierung ohne neue Versionsrisiken
Eine digitale Ablage ist nur dann belastbar, wenn sie mehr leistet als ein gemeinsamer Ordner. Für jedes Dokument sollten Produktbezug, Status und Version erkennbar sein. Änderungen an Metadaten müssen nachvollziehbar bleiben, und alte Dateien dürfen nicht still überschrieben werden.
- Eindeutige Quelle: Es gibt einen verbindlichen Ort für aktuelle SDS und einen klar getrennten Archivbereich.
- Keine stillen Überschreibungen: Eine neue Version erzeugt einen neuen Dokumentstand; die Vorgängerversion bleibt erhalten.
- Lesbare Dateiformate: Original-PDFs werden unverändert gespeichert und regelmäßig in das Sicherungskonzept einbezogen.
- Suchbare Metadaten: Produkt, Lieferant, Version und Zeitraum sind unabhängig vom Dateinamen recherchierbar.
- Zugriffskonzept: Beschäftigte erreichen die aktuelle Fassung; historische Versionen stehen nur den dafür vorgesehenen Rollen zur Verfügung.
- Wiederherstellbarkeit: Backup und Rücksicherung werden nicht nur beschrieben, sondern praktisch getestet.
- Exportmöglichkeit: Dokumente und Zuordnungen bleiben auch bei Systemwechsel oder Vertragsende verfügbar.
Ein häufiger Fehler ist die Ablage nach Kalenderjahren. Sobald ein Produkt über mehrere Jahre eingesetzt wird, liegen seine Versionen in unterschiedlichen Ordnern und der Zusammenhang geht verloren. Produktbezogene Historien sind für die Recherche meist robuster als reine Jahresordner.
Bei größeren Beständen kann SDS Engine aktuelle und ersetzte Dokumentstände strukturiert einem Produkt zuordnen. Die Festlegung von Aufbewahrungslogik, Rollen und betrieblichen Fristen bleibt dennoch eine organisatorische Aufgabe des Unternehmens.
Archivierungsprozess in sieben Schritten
- Aktuellen Bestand festlegen: Für jedes verwendete Produkt wird genau eine freigegebene Arbeitsfassung benannt.
- Versionswechsel dokumentieren: Neue und ersetzte Version werden miteinander verknüpft; der Wechselzeitpunkt bleibt sichtbar.
- Verwendungszeitraum pflegen: Auslaufende Produkte erhalten ein dokumentiertes Datum der letzten betrieblichen Verwendung.
- Folgeentscheidungen sichern: Änderungen an Gefährdungsbeurteilung oder Betriebsanweisung werden mit dem Dokumentstand verbunden.
- Archivzugriff begrenzen: Alte Versionen bleiben recherchierbar, erscheinen aber nicht in der normalen Arbeitsplatzansicht.
- Löschdatum berechnen: Erst nach feststehendem Fristbeginn wird ein frühestmögliches Löschdatum ermittelt.
- Löschung kontrollieren: Vor dem Löschen wird geprüft, ob andere Pflichten, Verfahren oder Nachweise eine weitere Aufbewahrung erfordern.
Der letzte Schritt sollte nicht vollautomatisch allein aufgrund eines Dateidatums erfolgen. Besonders bei Produkten mit langer Einsatzdauer oder unklar dokumentiertem Auslauf ist eine menschliche Prüfung notwendig.
Typische Fehler bei der SDS-Archivierung
Nur die neueste Version wird behalten
Damit verschwindet der Informationsstand, der während einer früheren Verwendung galt. Besser ist eine klare Trennung: aktuelle Version für den Betrieb, ersetzte Versionen für die Historie.
Zehn Jahre werden ab Erstellungsdatum gerechnet
Das kann zu einer zu frühen Löschung führen, wenn das Produkt lange nach Erstellung des Dokuments verwendet wurde. Der betriebliche Verwendungszeitraum muss deshalb nachvollziehbar sein.
Der Dateiname ist die einzige Versionsinformation
Dateien werden umbenannt, kopiert oder aus E-Mails erneut gespeichert. Verlässlicher sind gepflegte Metadaten und eine unveränderliche Dokument-ID.
Archiv und Arbeitsplatzablage sind identisch
Dann steigt die Gefahr, dass Beschäftigte alte Schutzmaßnahmen verwenden. Historie und operative Bereitstellung benötigen getrennte Ansichten.
Beim Systemwechsel geht der Kontext verloren
Ein Export nur der PDFs reicht nicht, wenn Zuordnungen, Status und Verwendungszeiträume fehlen. Testen Sie deshalb frühzeitig, ob Dokumente zusammen mit ihren Metadaten exportiert werden können.
Was nach zehn Jahren geprüft werden muss
Das Ende der Mindestfrist ist keine automatische Löschanweisung. Vor einer Löschung sollte geprüft werden, ob das Produkt tatsächlich seit mindestens zehn Jahren nicht mehr verwendet wurde und ob andere Rechtsgrundlagen, laufende Verfahren, Expositionsnachweise oder betriebliche Anforderungen eine weitere Vorhaltung verlangen.
Für viele Unternehmen ist deshalb ein zweistufiger Prozess sinnvoll: Das System markiert potenziell abgelaufene Datensätze, eine verantwortliche Person entscheidet über Löschung oder weitere Aufbewahrung. Diese Entscheidung wird mit Datum und Begründung protokolliert.
Wer Produktstatus, letzte Verwendung und Dokumentversion von Beginn an sauber pflegt, kann diese Prüfung später in Minuten erledigen. Fehlen diese Angaben, wird jede Löschentscheidung zu einer aufwendigen Recherche.
Offizielle Grundlagen
- Konsolidierte REACH-Verordnung, insbesondere Artikel 35 und 36
- DGUV/IFA: Pflichten zu Sicherheitsdatenblättern und zehnjährige Vorhaltung
- Gefahrstoffverordnung, § 6 – Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung
Dieser Beitrag dient der praktischen Orientierung. Er ersetzt keine rechtliche Beratung oder die Prüfung der im Einzelfall anwendbaren Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.